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因公赴港澳通行证及签注办理指南


根据《哈尔滨工业大学(深圳)因公临时出国(境)管理办法(试行)》第十五条 教职工因公临时出国(境)执行公务,必须计划好行程,由本人至少提前3个月提交申请和全部相关资料。从材料收齐之日起如外办对申请材料有疑议,认为需要补充材料或修改申请信息的,不计入上述办理时限。


一、申请材料

申请因公赴港澳通行证及签注,需提供以下材料:

1.《哈尔滨工业大学(深圳)教职员因公出国(境)申请表》(附件1,提交各部门签字后的纸质版)

2.正式邀请信:用邀请单位正式信笺纸打印的、有邀请人签字的邀请函;如邀请函是外文,需提供邀请函的中文翻译。

3.申请报告:(电子版,附件2)

(1)请注明邀请单位及邀请人,邀请单位名称以及邀请人职务如是外文请提供中文翻译;

(2)“出访背景”、“出访目的”与“出访成效”不能模糊,请尽量详细;如拟访问多个单位,需在申请报告中详细说明每个访问活动的背景、目的、必要性与成效;

(3)报告中所有英文的单位、机构、文章题目的名称及缩写请同时标明中文名称;

(4)“日程安排”是报告的重要组成部分,请:

A. 以“天”为单位填写;要写具体的公务安排,少用“参加会议”、“访问**机构”这样模糊笼统的词语。

B.“活动地点”请具体到街道门牌号以及单位名称;如是外文,请提供地点的中文译文;

C.“外方联系人及联系方式”请包括联系人姓名、单位、地址、电话、电子邮箱);

D. 出访天数的计算:以邀请函上面的时间加上往返时间为准。

4.《因公临时赴港澳人员备案表》(电子版,附件3);

5.《因公赴港/澳预算审批意见表》(附件4,交纸质版,需有财务处负责人签名,盖财务章)

6.《因公赴港澳通行证签注事项表》(附件5)

7. 因公港澳通行证原件(续办签注提供);

8. 《人员信息收集表》 (未办理过因公出入境证件人员提供)提交电子版(附件6);

9. 大一寸白底光面彩色证件照1张(续办签注)/3张(新办)

10.身份证复印件(新办的要验原件)


非深圳户籍人员还须提供以下材料:

11.深圳居住证及复印件;

12.在本单位6个月以上社保清单。

二、办理流程

1.申请人填写哈尔滨工业大学(深圳)教职员因公出国(境)申请表》,与办证材料一并交至院办公室B303A;

2.校内公示5工作日

3.国际合作处人员网上申报并向深圳市外事办提交申请材料;

4.取回因公港澳通行证及签注;申请人到国际合作处签字并领用证件。

5.出访结束后申请人将因公港澳通行证送回国际处集中保管并上交出访总结。

三、注意事项

1.为确保能正常用证,请申请人提前4周提交办证申请及所需材料。

2. 由其他单位转入我院的教职员,需要更改人员单位信息的,还需提供与我校的劳动合同复印件(验原件)。

3. 如国家或深圳市相关政策发生变化,以国家或深圳市最新要求为准。

4. 本指南由国际合作处负责解释。

                                                                                               

                                                                                                                                                国际事务处

                                                                                                                                           2019年10月29日

(联系人:高飞,H721,电话:26641645)