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因公临时出国办理指南


根据《哈尔滨工业大学(深圳)因公临时出国(境)管理办法(试行)》第十五条 教职工因公临时出国(境)执行公务,请计划好行程,至少提前3个月提交申请材料。从材料收齐之日起如外办对申请材料有疑议,认为需要补充材料或修改申请信息的,不计入上述办理时限。


 

出访前

一、申办出国(境)任务批件

(一)请提供以下申请材料:

1.《哈尔滨工业大学(深圳)教职员因公出国(境)申请表》(附件1,完成国际处前序审批,交纸质版)。

2. 申请报告(交电子版,模板请参见附件2);

  1. (1)请注明邀请单位及邀请人,邀请单位名称以及邀请人职务请同时提供中文翻译;

  2. (2)“出访背景”、“出访目的”与“出访成效”不能模糊,请尽量详细;如拟访问境外多个单位,需在申请报告中详细说明每个访问活动的背景、目的、必要性与成效;

  3. (3)报告中所有英文的单位、机构、文章题目的名称及缩写请同时标明中文名称;

  4. (4)“出访人员名单”表格中的“上年度出国次数”与“本年度出国次数”指的是因公出访次数。

  5. (5)出访人“职务与职责”栏请填写“职务”以及“职责”

  6. (6)“日程安排”是报告的重要组成部分,请:

    1. A.  以“天”为单位填写;

      B.“活动地点”请具体到街道门牌号以及单位名称;如是外文,请提供地点的中文译文;

      C.“外方联系人及联系方式”请包括联系人姓名、单位、地址、电话、电子邮箱);

3. 邀请信:出访国家或地区对口部门出具的由邀请人签发的正式邀请信原件及扫描件,并附中文译文(打印版和电子版各一份);

(1)邀请信需明确出访人姓名、出访时间、出访地点、出访事由、工作内容和目的;

(2)若行程中包含多个访问单位,每个访问单位均须提供邀请信;

(3)如有多封邀请函,每个邀请函上注明的访问日期与地点必须与访问行程安排相一致;

(4)邀请方抬头纸打印,邀请人签名;

4.《因公临时出国人员备案表》(附件3,交电子版,证件照1张,背景尺寸不限);

5.《因公临时出国任务和预算审批意见表》(附件4,经财务处负责人签批、加盖财务公章,交纸质版);

6.《团长责任书》(附件5,交纸质版);

7. 身份证复印件1份(原件大小,正反面同在一张A4纸上);

8.《申请外国签证事项表》(附件6,交电子版,无须填写批件号);

9.《名单留存单》(附件7,交电子版,如无因公护照,则无须填写护照号);

10. 《申办因公赴港澳、出国人员信息收集表》(首次申办因公出国(境)业务的申请人提供,附件8,交电子版);

11.《深圳市因公出国报批附表》(附件10,请按条目列明相关事项 1.2.3…) ;

12.《广东省因公出国纪律责任》(附件:11,签字完成,交纸质版);

13.证件照一张(背景尺寸不限)《广东省因公出国情况情况确认书》(附件12,签字完成交电子版);

 

(二)非深圳市户籍人员还须提供以下材料:

1. 深圳居住证复印件、居住证续期截图(如有)(收复印件1份,原件大小,正反面同在一张A4纸上);

2. 在本单位一年以上社保清单(可自行到社保局网站上打印);

 

(三)参加广东省组团的须提供(以下文件向组团单位索取):

1. 广东省外事办出具的《预审意见函》或《任务批件》复印件;

 

 (四)参加异地组团(不含广东省组团)的还须提供(以下三份文件向组团单位索取):

1. 组团任务通知书原件;

2. 任务批件复印件;

3. 征求意见函;

 

 二、办理护照和签证

1.指纹采集回执单(新办护照的申请人需提供;采集时间请等待国际处通知,由申请人持身份证原件赴深圳市外事办进行信息采集);

2. 《因公出入境证件数码照片回执》(签名后交纸质版,回执上必须有“因公”二字,且有出访人签名。点击查询因公照片要求 点击查询参考拍摄地点 );

3. 户口本个人登记页复印件; 

4. 出访国签证申办材料(签证要求请参照附件9:各国签证要求),请严格按照要求材料清单准备;


 

三、证照领用

1.出访手续办妥后,由国际事务处通知出访人办理证照领用手续并执行出访任务;

2.出访天数按因公护照中国海关的出入境章日期计算,从出境章日期开始至回国入境章日期结束。实际出访天数须严格按照批件批准的天数执行,可以少于外事办批准的天数,不能超过批准访问天数。

 

出访后

一、出访任务核销

1.出访人应于出访任务结束后3个工作日内持《广东省因公出国情况情况确认书》(附件12,签字完成,交纸质版)赴国际事务处归还护照,并领取相关报销材料。国际事务处将持护照赴深圳市外事办核销本次出访任务。



国际事务处                                                                                                                                          

                                                                                                                               22019年10月29日



(联系人:高飞,办公室:H721,电话:26641645)